Asociación  Internacional de Literatura y Cultura  Femenina  Hispánica

Actas XIII Congreso Internacional 2002 (Santo Domingo)

Actas anteriores

Informe de Tesorería de Dianna Neiblisky leído por Asunción Horno Delgado
Oct. 01, 01-Oct. 16, 02

Descripción del cargo:
La tesorería es un cargo multifacético. La persona que ocupa este cargo debe poder ocuparse de las siguientes responsabilidades, muchas de ellas a diario:

A. Responder a una correspondencia diaria de parte de la membresía y del executivo. Se reciben múltiples e-mails por día pidiendo informacion sobre cuotas y sobre la revista. En el caso de estos últimos, se trata de enviárselos a Paula Didio, asistente de Ksenija Bilbija, pero a pesar de la información que existe en el Web Page nunca he dejado de recibir preguntas sobre la revista hasta el día de hoy. No sé si hay alguna manera de evitar esta correspondencia a la que hay que atender dos veces. Indudablemente, es la constante correspondencia lo que más tiempo consume – nunca pude dedicarle menos de diez horas semanales, y con frecuencia bastante más.

B. Los pagos de la membresía llegan también a diario. En algunas epocas del año (las semanas antes del congreso, o después de la publicación de los números de la revista), son varios cheques al día los que se reciben. Fotocopiar los cheques y llevar un record detallado del pago. Enviar esta información semanalmente a la presidenta de ALFH, y a quien esté encargado de la base de datos. Los pagos de las bibliotecas y agencias llegan principalmente a fines y a comienzo del año, pero semanalmente hay algún pago de agencias o bibliotecas.

C. Ocuparse de pagar las cuentas correspondientes a la edición y al costo de la revista, así como los pagos a las personas encargadas del Web page y la tecnología de la organización.

D. Varias veces al año, verificar datos de membresía para la actualización de la base de datos, lo que con frecuencia implica repasar no sólo los records de los cheques sino también las fotocopias de los mismos.

E. Enviar recordatorios y/o información con las nuevas tarifas de membresía a agencias y bibliotecas.

F. Ocuparse de los formularios de impuesto de la organización (más detalles abajo)

Para mantenerse al día, el trabajo requiere unas veinte horas semanales la mayor parte del año.

Dificultades y Problemas durante el periodo notado arriba:
En gran parte, mis problemas iniciales se debieron a que la información que yo había recibido anteriormente sobre las responsabilidades del puesto y el hecho de que éstas no coincidían con lo que nuestra presidenta me pedía del cargo. Hubo una serie de confusiones iniciales, ya que se habló, en un momento, de que yo llevaría los records pero que la cuenta permanecería en Wisconsin (se discutieron dos o tres versiones de como podía funcionar esto cuando se recibían los pagos en Wisconsin). En un primer momento me sentí algo traicionada por la organización al descubrir que el tiempo que requeriría el puesto era el doble del que me habían anticipado. Yo pedí a la Universidad de Kentucky una ayuda de $1,500 por año para pagarle a un/a asistente y obtuve 2,500, porque no empecé el cargo hasta enero de 01. Esta cantidad no fue suficiente y hubo que pagarle a Inela Selimovic el trabajo que hizo durante el mes de mayo del 01 y durante agosto, septiembre y octubre del 02. Para que el asistente pueda encargarse de depositar los cheques, anotar los pagos y verificar información es necesario que esa persona pueda dedicarle entre una y dos horas diarias (o unas 10 horas semanales) al cargo. Yo me ocupé siempre de la correspondencia, de enviar las listas semanales de pagos (menos durante las semanas que no estuve en la universidad), de llevar la correspondencia entre las agencias y la Revista, y de enviar los pagos correspondientes a las organizaciones o personas mencionadas arriba.

Ni bien me enteré de la cantidad de tiempo que el cargo requería informé al comité executivo que este cargo debería ser un cargo fijo, o semi-fijo, y pago. La falta de continuidad (en el mantenimiento de records, la cuenta bancaria, y la dirección a la que se envian preguntas, pagos y quejas) afecta a toda la membresía. La organización se encuentra ahora en una posición en que podría a una persona que se encargara de estos aspectos de la organización durante un mínimo de 5 años. Esto nos ayudaría mucho a afianzar las relaciones con la membresía y a mantener una continuidad en el trato y en los pagos que ahora nos falta. Nos permitiría, además, hacer un mayor esfuerzo con el fin lograr expander tanto la membresía de miembros particulares como las de bibliotecas. Son relativamente pocas las bibliotecas que reciben la revista en la actualidad. Tengo la impresión de que podriamos mejorar substancialmente este número contactando directamente a más bibliotecas universitarias. Pero de ninguna manera sugiero que este cargo se añada a los cargos actuales de tesorería mientras el puesto sea un puesto voluntario.

Otro de los problemas que me llevó muchísimo tiempo tuvo que ver con la confusión sobre los precios de las agencias. Cuando asumí el cargo, estaba recibiendo cheques de las agencias por $38 y $40 dólares (para el año 2000, pero algunos para el 2001 ya). Después de las aclaraciones que se hicieron en el congreso del 01 y de la carta escrita por el Ejecutivo aclarando las nuevas tarifas para agencias mi asistente y yo enviamos cantidad de cartas (muchas veces por duplicados) a las agencias correspondientes, pero durantes varios meses siguieron enviando la cantidad equivocada. Hubo que devolver cheques y escribir cartas, e-mails, y también llamadas telefónicas para aclarar la situación. Así todo, durante el año 2001 algunas bibliotecas pagaron o $50 o $55 (a través de agencias) y no los $60 que se les pedía. En otras palabras, logramos recibir el balance en la mayoría de los casos pero no en todos. Al ser pagos múltiples (es decir, las agencias pagan por docenas de bibliotecas a la vez), no siempre fue posible percatarse del error hasta cobrado el cheque. Si se logró que todas pagaran al menos $55 (lo que es un aumento realmente significativo sobre los $38 o $40 que estábamos recibiendo cuando asumí el cargo).

Un problema con los impuestos (o la falta de información para llenar los formularios) también llevo horas extras – más que nada esperando que me atendieran en el teléfono la gente del IRS y buscando datos viejos que no encontrábamos – creo que esto se ha solucionado satisfactoriamente, pero hay una cuestión referente a los impuestos que discuto abajo y que debe tomarse muy en cuenta durante la reunión del ejecutivo.

Lo mejor y lo peor del cargo tuvo que ver con la correspondencia. Quiero notar que la mayor parte de los miembros (hablo del 99.9%) que se comunicaron conmigo me trató con muchísima consideración y aprecio. Con la aproximación de los congresos, sin embargo, he recibido algunas quejas realmente injustificadas de miembros quienes nos acusaban (a mí o al executivo) de falta de celeridad u organizacion. Nuestra presidenta es testigo de que en el 99% de los casos en que hubo quejas (y que fueron pocas, lo repito), descubrimos que el error no estaba aquí y podíamos comprobarlo. Cuando el error se hizo aquí lo corregimos ni bien nos percatamos de él. Con motivo de verse excluida del programa del congreso actual, una persona registró una serie de quejas a la membresía porque no habiamos enviado su nombre a la base de datos como pago a pesar de que me había escrito diciendo que su pago estaba en camino. Mis instrucciones en cuanto a los pagos han sido siempre muy claras. No puedo notar el pago de un miembro hasta haber ecibido el cheque (no sólo el anuncio del cheque). También hubo sugerencias de que la tesorería debia encargarse de verificar quien estaba y no estaba al día y enviar recordatorios. Si tuviéramos a una persona fija y paga en este cargo, esta sería una excelente sugerencia. Pero dado el tiempo que ya lleva el cargo, pedir más de la nueva tesorera es asegurarse que dicha persona querrá dimitir al mes de ocupar el puesto.

Repito, sin embargo, que la mayor parte de la correspondencia recibida fue atenta cuando no amena, y considero que el mayor beneficio del cargo ha sido establecer una correspondencia más personal con muchos de los miembros de la organización.

Historial de la Cuenta – Oct. 01 – Oct. 16, 2002
Empezaron a llegar pagos a mi dirección en UK en enero del 01, pero no abrimos la cuenta bancaria hasta comienzos de febrero del ‘01. En ese momento recibí un cheque de $3,861.05 de Nancy Gates Madsen (en Wisconsin). Al mismo tiempo recibimos un sobre con múltiples pagos recibidos en Wisconsin. Los depósitos iniciales (el cheque más los pagos que llegaron aparte) sumaron un total de $11,509. Llegó después otro cheque por la cantidad de $4,996.50. Los gastos de la organización desde junio del 2000 hasta febrero del 01 están en el reporte de Nancy Gates Madson, enviado el 1 de octubre del 2001. Para las fechas del congreso del 30 septiembre del 2002, el balance de la cuenta sumaba $25,192. (Los gastos del 01 hasta esa fecha estan en el informe de septiembre del 01).

El balance actual de la cuenta es de $39, 008.05. Esto incluye todos los depósitos hechos desde el 1 de octubre del 01 hasta el 16 de octubre de 2002 (los que suman un total de $24,136). Los gastos incurridos durante este periodo están explicitados en el apendice II, y suman un total de $10,440.44).

Perfil de la Membresía actual:
Prepared by Inela Selimovic

Accounting information for 2002 memberships – prepared by Inela Selimovic
October 16, 2002

1. Late 2001 payments:
USA: ($45) 5 = $225
($20) 2 = $40
($25) = $25
_______________________
$290

2002 PAYMENTS
1. Universities and agencies:
$ 8,946

2. Foreign members:

7 ($30) 210
3 ($10) 50
6 ($45) 270
8 ($40) 320
8 ($35) 280
______________________
$ 1130.

3. U. S. members:
Total: 244
Associate Professors 45
Assistant Professors 121
Instructors 5
Lecturer 2
Other – not ranked
Total: 10,980

Writers 13
Emeritus 2
($150)

4. Students in the U.S.: 34 paid ($25) = $850

5. 2003 payments:
Foreign: ($35) 4 = $140
Professors (USA): ($40*) 8 = $320
($45) 1 = $45
___________________________________
$505
(*These are the members who sent $85 for 2002/03; we applied $45 for 2002 and $40 for 2003).

6. 2004 payments:
USA: ($45) 1 = $45

Total deposits from memberships from 1/01/02-10/16/02: 22,906
Total deposits from memberships in 10/10/01 -12/30/01: $1230
Total deposits during this period: 24,136.

Recordatorios/Fechas Importantes:
Una de las obligaciones de la tesorera es enviar el formulario de impuestos antes del 15 de marzo. No se me había informado de esto, y el primer año no se envió el formulario hasta noviembre del 01. Hubo un problema inicial porque nadie encontraba el número que necesitábamos para indicar que la organización tenía “tax-free” status pero esto parece estar solucionado. Envié cartas e hice varias llamadas a IRS clarificando nuestro status – hay copias de todo esto en un archivo claramente marcado IRS. Supuestamente el límite que debe tener una organización que no paga impuestos es de $25,000. No sé qué se deberá hacer este año con un balance de más de $30,000. El nuevo comité ejecutivo deberá encargarse de hacer la investigación necesaria antes de marzo.

Recomendaciones:
Antes que nada, recomiendo que la nueva tesorera se familiarice con las diversas responsabilidades del cargo. Recomiendo, a la vez, que esta persona intente conseguir suficientes fondos para pagarle a un/a asistente unas diez horas semanales (a nuestros estudiantes de posgrado se les paga $10.– por hora). Aunque algunas semanas no seran necesarias las diez horas, muchas otras serán necesarias más.

Tanto yo como mi asistente Inela estamos dispuestas a asesorar a la nueva tesorera en los pormenores del puesto, pero el comité eecutivo como la membresía en general deberá tener en cuenta que lleva varios meses aprender a llevar las riendas. Son muchas las responsabilidades y al principio el cargo puede parecer avasallador.

Sería recomendable que la persona que lleva la base de datos se encargara de enviar “mass mailings” a la membresía con recordatorios trimestrales. De este modo tal vez sería posible evitar los malentendidos y las quejas a último momento cuando los pagos no llegan o no son registrados al día de ser enviados.

Y sigo pensando que este cargo es lo suficientemente complicado como para necesitar de una persona con experiencia en programación y contaduría. Espero que la asociación lo tenga muy en serio para las próximas elecciones.

Reconocimientos:
El comitó ejecutivo está al tanto de algunos desacuerdos que tuve con nuestra presidenta durante los primeros meses después de asumir el cargo. Quiero notar, sin embargo, que una vez que hubimos aclarado nuestras respectivas posiciones y hecho los ajustes necesarios, hemos tenido una excelente relación y un intercambio de información productiva en todo momento. Creo que el muy saludable estado en que ambas dejamos la organización es prueba de ello. Sin la ayuda de mi asistente, Inela Selimovic, yo no hubiera podido desempenar el cargo. Agradezco enormemente a Nancy Gates y a Paula Didio, y a Ksenija Bilbija, por proporcionarme apoyo técnico siempre que lo hube necesitado, y a esta última por su apoyo moral además. Y agradezco otra vez a la membresía la paciencia y la amabilidad que tuvieron conmigo durante los casi dos años de mi permanencia en el puesto.

Apéndice I
Cuotas de membrecía a partir de 2002 / Membership fees for 2002:
Miembros residentes en Estados Unidos / United States Members: $45.00
Miembros residentes en Europa y Canadá / Europe and Canada Members: $40.00
Miembros residentes en América Latina, Africa, El Caribe, Asia, Australia, y Nueva Zelanda / Members from Latin America, Africa, the Carribean, Asia, Australia,
and New Zealand: $20.00
Estudiantes residentes en Estados Unidos, Europa, y Canadá / Members from United States, Europe, and Canada: $25.00
Estudiantes residentes en América Latina, Africa, El Caribe, Asia, Australia, y Nueva Zelanda / Members from Latin America, Africa, the Carribean, Asia,
Australia, and New Zealand: $15.00
Amigas y amigos de AILFH (sin recibir Letras Femeninas) / AILFH friends (will not receive Letras Femeninas): $10.00
Escritoras (que no trabajan como académicas) / Writers (who are not professors or instructors): $10.00
Instituciones y Bibliotecas en USA y otros paises / Institutions and Librariesin the US and abroad:
pagando directamente a AILFH / paying directly to AILFH: $50.00
pagando a través de agencia / paying through an agency: $60.00
Miembros que pagan DOS años (no más) por adelantado (los estudiantes no entran en esta opción, deberan pagar año por año):
residentes en Estados Unidos / from the United States: $85.00
residentes en Europa y Canadá / from Europe and Canada: $75.00
residentes en otros paises / from other countries: $35.00

Apéndice II
Gastos:
Laura Grange: $1,147.50
Thompson-Shore (Storage & Printing Costs: 7,691.15
U Wisconsin (Letras femeninas): 744.77
Inela Selimovic: $525
UK Dept. of Hispanic Studies (Mailing, Phone, and Photocopying for 2 ½ years): $332.02
Total Expenses from 10/1/01 – 10/16/02: $10,440.44

Informe de Secretaría leído por la Secretaria de la Asociación María del Mar López-Cabrales
Primero agradecer a la Secretaria anterior, Patricia Rubio, por hacer mis funciones durante el semestre de otño del 2000 mientras que estuve ausente como participante en el programa ‘Semester at Sea’.

Las tareas que se han realizado desde la Secretaría durante estos dos años han sido:

Creación de un Comité de Votaciones para contar los votos y asegurar la transparencia de las votaciones de las Enmiendas a los Estatutos de la Asocación.

Con la Presidenta, Chonin Horno Delgado, elaboramos todas las enmiendas planteadas por el anterior ejecutivo y realizamos la papeleta de votaciones.

Se realizaron dos rondas de votaciones, después de las cuales se consiguió la aprobación de las enmiendas por parte de más de los dos tercios de los miembros de la Asociación.

Elaboré la primera convocatoria del XIII congreso de la Asociación realizado en Santo Domingo y lo pusimos en la página de web de la Asociación para que todo el mundo pudiera acceder a él.

Creación de un Segundo Comité de Votaciones para contar votos y asegurar la transparencia de las votaciones al nuevo Comité Ejecutivo. Dos tercios de los miembros votantes participaron en esta votación y el Comité Ejecutivo fue elegido por mayoría, como estipulan los estatutos, después de una segunda ronda. Agradezco desde aquí al Comité de Votaciones pero en especial a Guadalupe Cortina por su colaboración tan puntual en este proceso.

Con ayuda de la Presidenta se elaboraron las Actas del XXII congreso de la Asociación realizado en Kentucky.

Desde la secretaría también he intentado difundir los mensajes de la membresía sobre congresos, libros, pedido de información, así como también se han respondido al gran número de e-mails recibidos a diario con cuestiones de todo tipo referente a la Asociación y a los mensajes que se enviaban a la membresía.

También he mantenido el archivo de la Asociación conservando todos los mensajes que nos llegaban a la Presidenta y a mí y se han contestado a todos los e-mails que nos llegaban con diferentes cuestiones sobre el funcionamiento de la Asociación y demás.

Se ha actualizado y formateado periódicamente la lista de excel con todos los datos sobre los diferentes socios/as.

Se ha mantenido la lista de e-mails de la Asociacion que, en la actualidad, tiene más de seiscientos e-mails.

Agradezco a Chonín todo su esfuerzo y sus visitas a Fort Collins para elaborar los documentos presentados a la membresía, concretamente las Actas de la última conferencia de la Asociación, y las enmiendas a los antiguos estatutos de la Asociación, por su puntualidad en responder a mis e-mails y a mis llamadas telefónicas. También le agradezco a Mike, mi marido, por su ayuda en el formateo de algunos documentos de la Asociación, las papeletas de la votación e incluso, a veces, por contar votos para corroborar mis resultados.

Estoy segura de que la próxima Secretaria Miriam Balboa Echeverría hará una labor inmejorable. Le deseo mucha suerte y le presto desde ya, mi apoyo en cualquier momento que le sea necesario, le aconsejo que si conoce de algún programa de ordenador para hacer computo de votos en las futuras elecciones intente conseguirlo porque su labor será mucho más llevadera.

Informe de Letras Femeninas por la actual directora Ksenija Bilbija
30 de septiembre de 2002

En este segundo año continuamos manteniendo el ritmo de publicaciones programado en enero de 2000, es decir, aceptamos trabajos para el número ordinario, el cual se publica en diciembre, hasta finales del mes de mayo para dar tiempo suficiente a los lectores de evaluar los manuscritos recibidos. En cuanto al número especial continuamos con el orden siguiente: el pedido de propuestas se realiza en el mes de febrero y las mismas se reciben hasta el mes de marzo. El comité de selección se reúne en el mes de abril e inmediatamente se anuncian los resultados. El número especial XIX.1 será dedicado a Elena Garro (Editoras invitadas: Gabriela Mora y Lucía Melgar).

La próxima edición a publicarse en diciembre cuenta con ocho artículos críticos, 18 reseñas compiladas por Debra Castillo y cuatro trabajos creativos. Incluiremos también el trabajo de Aldona Pobutsky, ganadora del último concurso organizado por Feministas Unidas. Esta colaboración la acordamos con Patricia Greene el año pasado y este es el primer número que contará con la publicación. En el comité que seleccionó el artículo también estuvo Alda Blanco, directora asociada de Letras Femeninas. En otro orden de cosas y debido a la crisis económica en que la Universidad de Wisconsin-Madison se encuentra sumida, el presupuesto prometido a comienzos del año 2000 se vio afectado en un 17%, perjudicando el salario de la asistente Paula Di Dio. Según los decanos de la Universidad esta decisión no es definitiva y existe la posiblidad de contar nuevamente con el presupuesto de 50%. Planeo varias reuniones con distintos decanos para solicitar fondos adicionales. Durante el verano se utilizaron algunos fondos adicionales provenientes de Latin American, Caribbean and Iberian Studies Program para pagar horas adicionales de trabajo (40). De manera que, a diferencia del año anterior y gracias a los fondos mencionados, la revista continuó su trabajo durante los meses de junio, julio y agosto. En este sentido, UW Graduate School y School of Letters and Sciences siguen apoyando fuertemente nuestro proyecto iniciado hace dos años con un porcentaje de 17% cada uno y un total de 34%, suplementado con los fondos adicionales de estudios latinoamericanos que siempre cuando fue necesario pagaron horas adicionales de trabajo de Paula Di Dio. Estos mismos fondos se usaron también para la producción de la portada de la revista. En este sentido el funcionamiento general de la revista no se vio afectado por el corte del presupuesto. De la misma manera, seguimos recibiendo de parte del Departamento de Español y Portugués el respaldo de siempre y toda la ayuda posible: así, hemos renovado el equipo de computación y contamos con una oficina propia y espacio adicional para el archivo de la revista. Paula Di Dio fue entrenada en el diseño de Page Maker por Nancy Gates-Madsen, al tiempo que asiste regularmente a diversos talleres de edición ofrecidos en la universidad. También dedicó parte de su tiempo a la investigación sobre concursos editoriales. Al respecto, el número especial dedicado a Luisa Valenzuela ha sido enviado a participar, en la categoría de “Best Special Issue”, al concurso CELJ Awards. Debido a que existe la posibilidad de que Paula continúe sus estudios de doctorado en otra universidad una nueva asistente será entrenada en las tareas de la revista.

Con respecto a la situación bancaria comenzamos el año con un total de $122.74, recibimos de Dianna Niebylski la suma de $500 en el mes de mayo. Parte del dinero fue utilizado para gastos de correo y material de oficina. Contamos en la presente fecha con un balance de $339.95 en la cuenta de la revista. Finalmente, necesitamos como siempre del ágil trabajo de los evaluadores para evitar retrasos y gastos extra en envíos postales.

Horno-Delgado responde que tanto la Directora Asociada de Letras Femeninas, Alda Blanco, como Aldona Pobutsky no han satisfecho hasta el momento su membrecia con AILFH. Se insta a la Directora de letras Femeninas a corregir esta situacion a la mayor brevedad.

Informe de la vocal representante de los estudiantes graduados y de los profesores asistentes, Juana Suárez
Desde su puesto de vocal Juana Suárez ha respondido a los e-mails y participado en las discusiones protegiendo los estatutos y haciéndolos cumplir a través de sus opiniones, aportes y conclusiones respecto a diferentes asuntos discutidos por el ejecutivo estos años pasados.
Tiene una sugerencia referente a la necesidad que la Asociación tiene de ofrecer mentorias para los/as estudiantes graduados/as (y a los/as profesores/as asistentes para no seguir perpetuando el silencio pretenure.

Informe de Grafemas por Guadalupe Cortina que ha sido la directora del boletín desde 1997
El primer año se hizo una copia impresa pero se decidió publicar en la red por la carestía de la publicación. Es necesario que otra persona se haga cargo de Grafemas. El trabajo de la editora consiste en aprender el idioma de HTML y los programas, una semana al semestre de trabajo completo para la publicación del número correspondiente a dicho semestre y mantener una comunicación constante con los/as colaboradores/as. Al mismo tiempo, para que el número sea posible y tenga repercusión hay que solicitar colaboraciones, subir el número a la red y mandar e-mail a la membresía anunciándolo.

El objetivo académico es mantener enterados/as a las personas de lo que se está haciendo a nivel académico.

No se pudo formar un cuerpo editorial pero quizás se pueda hacer en el futuro.

Informe de la Presidenta de la Asociación, Asunción Horno Delgado
Conclusión sobre el período presidencial de AILFH 2000-2002
Estimados miembros de la Asociación Internacional de Literatura Femenina Hispánica:

Me dirijo a Uds por última vez con carácter de presidenta de esta Asociacion para reflexionar sobre mi experiencia a lo largo de estos dos años.

Estoy satisfecha de haber podido servir a la Asociación desde diversos ángulos. Hemos enfatizado su carácter internacional al incluirlo en nuestro acrónimo que repite una y mil veces nuestra voluntad de enfatizar la diversidad en espacios y propuestas en torno a la producción de las escritoras hispánicas.

Afortunadamente hemos logrado elaborar los nuevos Estatutos, gestión que ya había sido comenzada con la presidencia de Magdalena Maiz Peña. Hemos conseguido el nivel de participacion más alta de toda la historia de la Asociación en cuanto a la votación tanto de los Estatutos como en las recientes Elecciones Generales consiguiendo el ejercicio del voto de más de los dos tercios de la población votante, y hablamos de un 81%. Ha sido una tarea ardua y que con la fe y tesón de Maria del Mar López Cabrales y la mía hemos podido lograr. Nuestra meta estuvo clara desde el principio: no claudicar, porque el trabajo no era un óbice para lograr nuestras metas.

También nuestro Ejecutivo, haciéndose eco de las dificultades económicas internacionales, tomó la decisión de re-estructurar los diferentes pagos de membresía. Las reflexiones al respecto de todo el Ejecutivo fueron valiosas pero quiero destacar la voz de Juana Suarez como alguien que contribuyó detenidamente a poner una línea de dirección para lograr la mayor participación de personas con menos medios económicos. Asi también se crearon membresias tales como “escritora” y “amigo/a de AILFH” por la módica suma de $10.00. Se implementó la medida de poder pagar la membresía por dos años seguidos con un limitado descuento de $5.00.

Una aportación fundamental ha sido la configuración, desarrollo y constante actualización de la Base de Datos de la Asociación, hoy en Excel. Inicialmente estuvo a cargo de Tesorería pero eso constituía un exceso de trabajo para la Tesorera, y así pasó a cargo de la Presidenta quien ha estado actualizando de forma constante y con todos los datos posibles esta base de datos. Me precio, de poder pasar a Nora Peralta una base de datos limpia y precisa en un 95% de su contenido. Sólo Dianna Niebylski, y yo sabemos la cantidad de horas que hemos puesto en esta tarea. Pero este fue uno de mis objetivos iniciales: el de organizar los listados de membresía, y a Dios gracias, lo conseguimos. Ksenija Bilbija y su ayudante Paula Didio pueden dar fe de ello y de cómo eso ayuda a que la revista llegue a la correcta dirección postal en activo, no a la antigua.

Hemos conseguido un aumento del 300% en las arcas de la Asociación con respecto a lo que recibimos en el año 2000 por parte de Adelaida López Martínez: los pagos son habituales y se implementa la obligación del pago para ser miembro de AILFH. Se ha hecho consciente a los diferentes miembros de la Asociación de que las fechas de membresía que van del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, y no de manera abierta como ocurría anteriormente, pues esto creaba un desorden en los presupuestos y en los envíos de Letras Femeninas.

La gestión de Dianna Niebylski como Tesorera ha sido inigualable: gracias a ella hay una organización de libros de cuentas, hay un control de agencias que pagan. De hecho, nuestro Ejecutivo ha conseguido que las Agencias paguen una cuota más alta contra viento y marea. Dianna consiguió que la Universidad de Kentucky le proporcionara una asistente para ayudarle en las tareas de control de cheques y contaduría. Quiero reconocer la labor de ambas, pero sobre todo de Niebylski con su capacidad de organización. Aprecio mucho su flexibilidad en continuar en el cargo cuando todo parecía una montaña. Ha sido para mí un desafío dialogar al respecto en tiempos difíciles pero soy una persona que respeto a quien demuestra que trabaja, y afortunadamente ambas compartimos ahora una buena camaradería.

Ksenija Bilbija ha demostrado con creces su valía como nueva directora de la revista Letras Femeninas. La calidad de los artículos publicados, el cambio de formato y la creación de un número monográfico han contribuido al mantenimiento de las suscripciones tanto individuales como institucionales que en ambos casos han aumentado. Ksenija ha conseguido la financiación parcial de Letras Femeninas a través de la Universidad de Wisconsin de lo cuál nos honramos. Se ha recibido la sugerencia de que se publiquen más artículos en español puesto que parte de nuestra membresía no habla inglés y no pueden leerla. Además la revista llega a instituciones cuya lengua no es el inglés y debemos hacer lo posible por acceder también al público distinto al académico.

Grafemas ha seguido adelante con el esfuerzo y dinamicidad de Guadalupe Cortina, y el nuevo Comité Ejecutivo tiene que plantearse el posible cambio de directora de tal publicacion electrónica ya que otras personas deben tener acceso a esa función. No obstante ha sido un gran placer trabajar con Guadalupe en el Ejecutivo así como con los otros miembros: Nora Peralta (quien durante un tiempo estuvo de sabático), Jorgelina Corbata cuya opinión estuvo siempre disponible en la toma de decisiones y como ya he señalado más arriba con Juana Suárez. El hecho de tener entre nosotros en el Ejecutivo a la presidenta anterior, Malena Maiz Peña, fue muy positivo: su consejo fue siempre eficaz, respetuoso y enriquecedor.

Cerrar este período sin propuestas de reflexión no tendría mucho sentido para mí. Veo la necesidad de admitir cuestiones mejorables como el manejo de la Webpage aunque Laura Grange hizo una labor bastante encomiable, hubieron algunos errores en el control de quién habia pagado y quién no. Creo que esto podra ser fácilmente corregido si hay alguien encargado de cotejarla de continuo, cuestión que requiere vigilancia constante.

Me gustaría ver la participación más activa de las vocales y la vicepresidencia. Hubo propuestas de encargarse de cosas en nuestro Ejecutivo que luego no se llevaron a la práctica y, pienso que la presidenta no tiene por qué ir detrás de todo el mundo para que haga lo que voluntariamente se ofrece para hacer: la organización de gestionar los Premios de la Asociación, el gestionar como organizar las conferencias anuales, la relación más directa con estudiantes graduados. Ojalá todo esto hubiera sido posible: yo tuve fe en las personas que parecieron encargarse de esto, pero hubo circumstancias que impidieron que estas personas realizaran tales proyectos. Pese a todo, creo haber mantenido un standar de mejoramiento de la Asociación y de verdad que algunas personas no hemos tenido tiempo libre fuera de AILFH. La labor de responder correo desde presidencia es imparable y esto es un signo de vitalidad de la Asociación pero resta tiempo para otras cosas. Estoy contenta de haberlo hecho y de haber abierto conexiones desde alli.

Pienso que la Asociación debería de ir pensando en como distribuir los fondos económicos que tiene para seguir siendo una “Asocación sin afán de lucro”. Podría crearse un número más de Letras Femeninas para que hubiera más posibilidad de publicación para más gente, o instituir unas becas para escritoras de otros países que pudieran venir a nuestras conferencias o instituciones para investigar o conocerlas mejor.

Finalmente me queda por decir que ha sido un placer para mí poder hacer este servicio para la profesión. Me ha entrenado en el tesón, en creer en algo y perseguirlo, en no desistir. Espero poder seguir colaborando con toda mi energía en otros aspectos de la Asociación y quería agradecer a todo mi grupo de trabajo el haber creído en mí, el haber colaborado conmigo en momentos difíciles, el haber tenido la honestidad de diferir y seguir trabajando para una causa común: el beneficio de la Asocación en el presente y en un mejor futuro. Muchas gracias a toda la Membresía por haber apoyado mi trabajo y los proyectos de mejoramiento de AILFH que nuestro Ejecutivo ha propuesto. Quedo a su entera disposición como vocal consejera del nuevo Ejecutivo.

Aprovecho esta ocasion para darle a Nora Peralta, la nueva Presidenta de la Asociación y a todo el nuevo Comite Ejecutivo mi más sincera bienvenida en el nuevo periodo presidencial 2002-2004.

Reciban mi más cordial saludo desde Boulder, Colorado

Chonín Horno-Delgado

Preguntas y respuestas sobre los informes presentados
Debra Castillo comienza dando oportunidad para que otra persona se encargue de las reseñas de Letras Femeninas y también propone que se haga algo con el traspaso de fondos de la Asociación (en relación con ayudas para venir a los congresos de la Asociación y viajes y giras).

Teresa Valdivieso: se debería informar sobre los estudiantes graduados que vienen a los congresos y que esto se indique en la base de datos para mandarles información y estar en contacto como mentores/as, como indicaba Juana Suárez.

Se propone que Letras Femeninas tenga un número especial de colección con una selección de las ponencias del congreso. La directora de la revista no está de acuerdo en publicar las ponencias tal cual. Si se revisan, se amplían y se les da formato de artículos y se seleccionan las mejores esto si pudiera hacerse).

Nora Erro-Peralta pregunta que a pesar de tener dinero de sobra ahora si esto va a ser también en un futuro. A lo cual Chonín Horno Delgado dice que sí, que es posible si se cobra y se pide a la membresía que esté al día con los pagos y si no se gasta dinero desde la presidencia ni la secretaría.

Se discute si Letras Femeninas debe publicar un número con una selección de las ponencias revisadas y finalmente Teresa Valdivieso dice que será mejor dejar al nuevo Ejecutivo que decida.

Con el dinero de sobra que tiene la Asociación se podría dar una ayuda económica a los estudiantes graduados para que vengan al congreso y darles becas en general.

Teresa Valdivieso propone la moción de que se haga Socia de Honor a la Dra. Ylonka Nacidit Perdomo por su trabajo encansable en la organización de este maravilloso congreso.

Moción secundada y votada por toda la Asamblea General.

La tesorera propone que se pague a la persona que se dedique a este puesto porque son muchas horas y demasiada dedicación. Horno-Delgado está en desacuerdo porque el número de horas para la Asociación es incalculable y comenta que si hay que pagar a la tesorera (al igual que a la Presidenta o a la Secretaria) la Asociación se quedará sin dinero.

María del Mar López-Cabrales dice que es un trabajo que debes hacer ex profeso, por una causa y con una dedicación total y absoluta, sin pensar en las horas de tu vida que estás dedicando a este proyecto.

Suárez defiende que no se descarte lo propuesto y que se reflexione sobre este tema.

Erro-Peralta propone que se la nueva Tesorera pida ayuda a su institución ya que es una gran responsabilidad para ella. Dice que pedir apoyo institucional es muy común y la nueva secretaria viene de Davidson, en donde trabaja Malena, quien fue presidenta de la Asociación y puede ayudar a la nueva tesorera

Teresa Valdivieso dice que en la propuesta de la nueva Tesorera ésta no pedía que se le pagara.

Horno-Delgado dice que la nueva Tesorera va a contar con una gran ventaja, va a encontrarse todas las cuentas al día y una base de datos totalmente organizada.

Presentación del Nuevo Ejecutivo por parte de la nueva Presidenta de la Asociación Nora Erro-Peralta
Cynthia Tompkins, Vicepresidenta
Miriam Balboa Echeverria, Secretaria
Kyra Kyetris, Tesorera
Hilda Chacón, Vocal 1
Bernardita Llanos, Vocal 2
Esther Gimbernat González, Vocal 3
Maga Zavala, Vocal 4

Presentación del próximo congreso en Florida Atlantic University y reparte la hoja informativo de dicho congreso.

Para el futuro de la Asociación se quiere mejorar lo establecido, expandir los horizontes de la Asociación, poner por escrito las reglas sobre la organización de las conferencias: poner la Asamblea general de la Asociación en mitad de la conferencia, tener un desayuno establecido para el Ejecutivo, reevaluar los estatutos e incorporar nuevas decisiones, cambiar Grafemas para que se pueda expandir más y pueda tener más posibilidades, seguir destacando y promoviendo Letras Femeninas, proponer un taller en los congresos para ayudar y discutir el proceso de tenure y el ‘third year review’, además ayudar a los/as estudiantes graduados/as a estar listos para las entrevistas del MLA y a dar ponencias y hacer visitas al Campus.

Debra Castillo comentó que en el congreso se deberían hacer dos sesiones una mas teórica sobre este último tema y otra más práctica en la que también se oriente a los estudiantes cómo presentar un artículo manuscrito y solicitar trabajo. Además también es sumamente importante explicar la política pretenure.

Horno-Delgado respondió que la Asociación no tiene historicamnete un caracter educativo de cara a la formación de estudiantes graduados. Aunque está de acuerdo con que se realicen estas tareas, recuerda que la misión fundamental de AILFH es expandir el conocimiento de la Literatura escrita por Mujeres Hispánicas. Horno Delgado propone que no se olvide esta premisa fundamental y que se hagan las actividades necesarias para la integración de las escritoras en la Asociación y que se aproveche de manera clave el hecho de que el ejecutivo cuente hoy por hoy con una escritora costarricense para implementar estos contactos.

Se preguntó al nuevo Ejecutivo qué va a hacer con Grafemas y se comentaron algunos temas:

  • Organizarlo más entre boletín y revista
  • Eliminar los anuncios de artículos como notas
  • Abrirlo más como espacio cultural, cine y literatura
  • Introducir entrevistas a videastas y cineastas
    Anunciar la publicación de nuevos libros y de nuevos puestos de trabajo
  • Rearticular el consejo editorial y hacer un llamado a lectores dando una explicación de las responsabilidades de dichos lectores.

Respetuosamente,

María del Mar López-Cabrales, Secretaria ex oficio de AILFH